Jedno narzędzie dla całej struktury KSM: od oddziału w parafii, przez diecezję, po Prezydium Krajowej Rady. Poniżej każda funkcja z sytuacją, w której się jej używa — bo o narzędziu nie mówi to, co potrafi, tylko to, co dzięki niemu robisz.
Struktura KSM ma trzy poziomy: oddział parafialny, diecezja i kraj. Na każdym z nich dzieje się to samo w trzech obszarach: struktura i administracja, formacja i finanse. GOTÓW jest zbudowana dokładnie tak — kto zna swój poziom, znajdzie na nim te same trzy obszary i te same zasady.
Dane są wspólne, a widzi je ten, komu przysługują: prezes oddziału swój oddział, zarząd diecezjalny swoją diecezję, Prezydium całość. O dostępie decyduje rola w Stowarzyszeniu, nie adres strony — subdomena wskazuje tylko, o którą diecezję chodzi.
10 348 parafii w 42 diecezjach i 1 265 dekanatach. Przy 5 895 są godziny Mszy, przy 10 335 współrzędne z dokładnością do kościoła, przy 4 674 adres poczty.
ZastosowanieSzukasz miejsca na nowy oddział: widzisz, gdzie KSM jeszcze nie ma, i masz od razu kontakt do kancelarii. Każda parafia ma też publiczną wizytówkę, na której młody człowiek znajdzie godziny Mszy i informację o KSM.
Diecezje, dekanaty i parafie na mapie, z zaznaczeniem tych, w których KSM działa.
ZastosowanieRozmowa z biskupem o diecezji: pokazujesz na mapie, ile parafii ma oddział, a ile nie — i gdzie zacząć, bo widać skupiska, nie pojedyncze punkty.
Karta osoby: przynależność, status, funkcje, kadencje, kursy, składki.
ZastosowanieZjazd diecezjalny: wiesz, kto ma opłaconą składkę, zanim policzysz kworum — a nie po tym, jak uchwała już zapadła.
Prawo głosu liczone z opłaconych składek, kworum wyliczane automatycznie, uchwały z zapisem głosów.
ZastosowanieProwadzisz obrady i nikt nie kwestionuje ważności uchwały, bo kworum policzył system na podstawie Statutu, a nie ktoś na kartce.
Oddział pisze, diecezja weryfikuje, kraj zatwierdza. Sprawozdanie jest dokumentem z formatowaniem i zdjęciami, nie ścianą tekstu. System pilnuje, kto jeszcze nie podpisał.
ZastosowanieKoniec roku: widzisz jednym spojrzeniem, które diecezje złożyły, które są po terminie i gdzie brakuje jednego podpisu — zamiast obdzwaniać czterdzieści dwie diecezje.
Rola nadaje dostęp, nie adres strony. Aktywacja odnośnikiem, hasło ustawia sam użytkownik, logowanie dwuskładnikowe.
ZastosowanieKsiądz asystent nie ma czasu na ewidencję: powierza ją zaufanej osobie na czas określony, w wybranym zakresie, z podglądem tego, co ta osoba robi.
Kto, kiedy i co zmienił. Wpisów nie da się skasować ani poprawić — pilnuje tego baza.
ZastosowaniePytanie o rozliczalność przetwarzania danych: pokazujesz rejestr zamiast tłumaczyć, że „u nas się tego nie robi".
Rejestr weryfikacji osób pracujących z młodzieżą: RSTPS, KRK, szkolenie co dwa lata, z przypomnieniem przed upływem terminu.
ZastosowanieWyjazd oddziału: wiesz, czy każdy dorosły ma aktualne dokumenty — zanim wyjadą, a nie gdy ktoś zapyta po fakcie.
Program formacyjny KSM: Uwielbienie, Uczniostwo, Relacje, Ewangelizacja, Służba. 45 konspektów w trzech etapach wieku: 13–16, 16–19, 19+.
ZastosowaniePrezes oddziału nie wie, o czym zrobić zbiórkę: bierze gotowy konspekt na swój etap wiekowy i prowadzi spotkanie bez przygotowywania czegokolwiek od zera.
26 odcinków po dziesięć minut, w każdym inny Święty, przewodnikiem Karol Wojtyła. Do każdego odcinka konspekt: pytania, ćwiczenia, gry.
ZastosowanieKatecheza dla dzieci 5–12 lat: dziesięć minut odcinka i trzydzieści pięć minut rozmowy — gotowa lekcja na 45 minut.
13 pozycji: statut, podręczniki, karty pracy, materiały kursów instruktorskich i zastępowych.
ZastosowanieDiecezja przygotowuje kurs: materiały są w jednym miejscu, w aktualnej wersji, bez krążenia załączników po skrzynkach.
Ścieżki: zastępowy, lider, instruktor — wymagania, kursy i stopnie wg uchwały Krajowej Rady.
ZastosowanieMłody człowiek pyta, co dalej po kursie: widzi całą drogę i wie, czego mu brakuje do następnego stopnia.
Osobna platforma (wzrastaj.gotow.pl) z własnym logowaniem. Zaliczenia wpisuje się tutaj.
ZastosowanieFormacja na odległość między spotkaniami oddziału.
Wpłata dzieli się między oddział, diecezję i kraj. Opłacona składka daje prawo głosu.
ZastosowanieSkarbnik nie liczy podziału ręcznie, a prezes wie przed zebraniem, ilu członków ma prawo głosu.
Co oddział przekazał diecezji, co diecezja krajowi — z zestawieniami do sprawozdania.
ZastosowanieKomisja rewizyjna pyta o przepływy: masz zestawienie zamiast rekonstruowania przelewów z wyciągów.
Licznik zbiórki, punkty na mapie, materiały, kalendarz i rozliczenie edycji.
ZastosowanieOgólnopolska zbiórka: diecezje same wpisują wyniki, a licznik na stronie akcji aktualizuje się bez niczyjej pracy.
Ewidencja darowizn celowych i zbiorcze zestawienia finansowe.
ZastosowanieRozliczenie darczyńcy: co powstało z jego daru.
Wysyłka do parafii, zarządów, asystentów i członków, z kolejką i tempem — poczta nie blokuje wysyłki, bo nie wygląda na masówkę. Widać, co poszło i co czeka.
ZastosowanieZaproszenie na kurs do wszystkich oddziałów diecezji: jedna wiadomość zamiast sześćdziesięciu, i wiadomo, kto ją odczytał.
Pismo idzie do zatwierdzenia, potem do adresatów, a system pilnuje, kto nie odpowiedział, i przypomina — raz, nie codziennie.
ZastosowanieRozsyłasz dane dostępowe do zespołu: po trzech dniach milczący dostają jedno przypomnienie, a po tygodniu masz listę osób do telefonu.
Oddział pisze ogłoszenie, które pojawia się publicznie na stronie swojej parafii, obok parafialnych i diecezjalnych.
ZastosowanieZapraszasz młodzież z parafii na spotkanie — trafia to tam, gdzie ona zagląda, a nie tylko do zamkniętej grupy.
Rozmowa oparta wyłącznie na zatwierdzonej bazie (276 źródeł). Czego nie ma w bazie, tego nie zgaduje — zapisuje pytanie do Asystenta Generalnego. Zbiera też uwagi o GOTÓW i przypomina o sprawach, które utknęły.
ZastosowanieCzłonek nie wie, gdzie kliknąć albo o co zapytać: pyta Barnabę zamiast szukać kogoś, kto akurat ma czas. Zgłoszenie usterki powstaje w miejscu, w którym człowiek na nią trafił.
Nie zastępuje wspólnoty ani kapłana. Każda ścieżka kończy się w rzeczywistości: spotkaniem oddziału, rozmową z asystentem, Mszą. Asystent Barnaba jest inspiratorem, nie decydentem — nie podejmuje decyzji za człowieka ani za wspólnotę.
Nie udaje też, że jest skończona. Pozycje oznaczone jako w budowie nie działają i są tu wypisane celowo, żeby było widać docelową całość — a nie po to, by robić wrażenie.